Règlement d'intervention applicable aux aides départementales

Ce règlement s’applique aux demandes d’attributions de subventions déposées après le 1er janvier 2010.

Les modalités de ce règlement s’appliquent tant aux aides à l’investissement qu’au fonctionnement. Il s’applique aux opérations des programmes du Guide des aides en vigueur et aux opérations contractualisées ou à contractualiser. Il s’appliquera également à tout nouveau Guide des Aides, ou nouveaux programmes, qui seraient validés après le 1er janvier 2010.

Le présent règlement est mis à jour par l’Assemblée Départementale et précise :

- les modalités de constitution et d’instruction des dossiers de demande de subvention
- les conditions d’attribution des subventions
- les modalités de notification et de paiement de l’aide accordée. 

PRINCIPES GENERAUX

CLASSIFICATION DES AIDES

 Les contrats « AmbitionS Côte-d’Or » introduisent la notion de contractualisation de l’intervention du Conseil Général. Leur objectif est de participer à un aménagement du territoire cohérent et concerté. Coexistent donc :

• les aides sectorielles

Formant le GUIDE DES AIDES SECTORIELLES, elles regroupent l’ensemble des conditions pour accéder à l’aide départementale, dans la limite de la disponibilité des crédits budgétaires.

• les aides partenariales

Elles font l’objet, après négociation, d’une inscription dans un contrat de territoire « AmbitionS Côte-d’Or ». Les caractéristiques de l’aide sont définies dans la contractualisation.

• les aides exceptionnelles

Elles répondent à des besoins exceptionnels qui n’ont pu être ni répertoriés dans le Guide des Aides ni contractualisés. Elles sont attribuées sur décision expresse de l’Assemblée Départementale.

 ATTRIBUTION

Les subventions attribuées par le Conseil Général ont pour objet d’aider des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, portant des opérations ou des projets concourant à un intérêt départemental.

Les aides financières sont attribuées par délibération du Conseil Général, ou par la Commission Permanente si elle en a obtenu délégation. Elles n’ont aucun caractère renouvelable. 

CARACTERISTIQUES D’UNE SUBVENTION

• Il est distingué deux types de subventions :

- les subventions d’investissement : elles concourent à l’accroissement, la valorisation ou la préservation du patrimoine de la personne physique ou morale aidée,
- les subventions de fonctionnement : elles concourent à aider un ou plusieurs projets ou opérations identifiés.

• Les subventions sont proportionnelles et plafonnées.
  
  
• Elles sont attribuées :

- en capital, en totalité ou par fraction sur un ou plusieurs exercices,
- sous forme de remboursement d’annuités d’emprunts contractés par les bénéficiaires, sur décision du Conseil Général.

Dans les deux cas,  la subvention tient compte de la possibilité de récupération ou non de la TVA par le demandeur.

• L’attribution d’une subvention est conditionnée au respect des règles définies dans le présent règlement.
  
  
• La subvention est attribuée sur la base d’un coût d’opération ou de projet prévisionnel, sans révision possible de son montant à la hausse, sauf décision expresse et circonstanciée de l’Assemblée Départementale. Le montant de la subvention sera calculé au prorata des dépenses et des recettes réelles de l’opération ou du projet, dans la limite du plafond notifié par la décision d’attribution.
  
  
• Les opérations ou les projets dont la réalisation s’effectuera par tranches successives seront présentées globalement. Ils requièrent la présentation d’un plan global de financement, et d’un échéancier de réalisation.
  
  
• Conformément à l’article L.1611-4 du Code Général des Collectivités Territoriales, la subvention, sauf prévision expresse dans la convention conclue entre le Conseil Général et le bénéficiaire, ne peut faire l’objet d’un reversement à un autre bénéficiaire. 

INFORMATION DU PUBLIC

La personne physique ou morale bénéficiaire d’une aide du Conseil Général, devra mentionner, par tout moyen approprié et visible, la participation du Conseil Général.
 

Dans le cadre de travaux, chaque bénéficiaire est tenu de réaliser un panneau de chantier mentionnant l’aide du Conseil Général conformément à la charte graphique du Conseil Général.
 

Dans le cadre de publications et d’actions de communication, le logo sera apposé sur le support de diffusion.
 

En cas de carence, le reversement de l’aide  pourra être exigé, conformément à la notification ou à la convention qui devront prévoir les conditions et le mode de calcul du reversement.

MODALITES DE CONSTITUTION DU DOSSIER

Lorsque le programme le prévoit, les demandes de subvention sont constituées à partir de formulaires types disponibles sur le site du Conseil Général, dans les rubriques « GUIDE DES AIDES » ou auprès des accueils et services instructeurs. A défaut de formulaires types, les pièces à fournir seront précisées dans la fiche du programme concerné.

Avant de déposer son dossier, le demandeur s’assurera que le dossier normé, s’il est prévu dans la fiche du Guide, a bien été utilisé et que les pièces demandées sont fournies. L’éligibilité ne pourra être constatée que sur la base d’un dossier complet.

DEPOT DU DOSSIER

Les dossiers peuvent être déposés sous deux formes :

- par voie postale ou par dépôt :

Les pièces seront adressées à :

Monsieur le Président du Conseil Général de la Côte-d’Or
Hôtel du Département
53 bis rue de la Préfecture
BP 1601
21035 DIJON CEDEX

Elles pourront être déposées aux accueils des services départementaux.

- à terme par voie dématérialisée.

 Les dossiers seront déposés avant le commencement des travaux ou le début de réalisation du projet considéré.

Pour les collectivités, les dossiers seront déposés sur la base de devis établis par des entreprises ou des prestataires ainsi que du plan de financement approuvé par délibération. Si l’opération, ou le projet, fait l’objet d’un marché, le dossier pourra être déposé au vu de l’estimation ajustée du maitre d’œuvre.

Pour les tiers privés, la constitution du dossier est précisée dans la fiche correspondante du guide des aides auquel il convient de se référer.

RECEPTION DE LA DEMANDE

Un accusé de réception  sera adressé au demandeur précisant le caractère complet ou incomplet du dossier.

L’accusé de réception ne vaut ni approbation ni autorisation de commencer les travaux.

L’accusé de réception du dossier complet ne signifie pas que le Conseil Général approuve le plan de financement prévisionnel du projet et ne constitue pas un engagement de financer l’opération. Il ne crée pas de priorité.

• Le dossier est complet :

- les crédits sont disponibles.

Il sera présenté à une Assemblée du Conseil Général ou à une Commission Permanente si elle a reçu délégation dès la fin de son instruction.

- les crédits ne sont pas immédiatement disponibles.

Le demandeur sera informé de la non prise en compte de son dossier sur l’année budgétaire en cours.

Pour être reconsidérée, la demande devra être renouvelée explicitement l’année suivante.

Les travaux ne devront pas avoir commencé lors du nouveau dépôt. La demande n’aura pas de caractère prioritaire.

  En conséquence, les demandeurs qui engagent les opérations ou projets avant la décision d’attribution des aides doivent veiller à prévoir les mesures financières nécessaires au règlement de l’intégralité des dépenses et renoncent de fait à une subvention départementale.

• Le dossier est incomplet :

La demande de pièces complémentaires visées dans l’accusé de réception suspend l’instruction.
Si le demandeur ne fournit pas les éléments dans un délai mentionné dans l’accusé de réception, ne pouvant pas dépasser 4 mois suivant l’envoi du courrier mentionnant le caractère incomplet, le dossier sera automatiquement classé sans suite. 

INSTRUCTION DE LA DEMANDE

- Les dépenses subventionnables et les seuils de subvention à prendre en compte sont inscrits dans chaque fiche d’aide.

- Le cumul des subventions : Il ne pourra pas être accordé plus de 80 % de subvention publique, sauf dispositions réglementaires contraires. S’il est constaté un dépassement, la subvention sera calculée au prorata.

VALIDITE DES AIDES

• Aides à l’investissement

 Toute subvention sera rendue caduque à défaut de commencement de réalisation dans les 12 mois qui suivent son attribution par le Conseil Général.

Le commencement de réalisation des travaux ou du projet sera justifié soit par un ordre de service cosigné des parties concernées (demandeur et prestataires ou entreprises), soit par une attestation sur l’honneur ou un certificat administratif certifiant le démarrage de l’opération ou du projet.

Toute demande de report de délai devra être justifiée et acceptée par le Conseil Général sans toutefois dépasser 12 mois supplémentaires, soit un total de 24 mois à compter de la date initiale d’attribution de la subvention. Cette demande devra intervenir dans un délai suffisant pour être validée par l’instance départementale ad hoc, soit avant la fin du 9ème mois suivant l’attribution initiale.

A défaut d’échéancier préalable accepté par le Conseil Général, ou de convention d’application, le projet ou l’opération seront réalisés dans un délai de 24 mois suivant la décision d’attribution.

Les justificatifs de réalisation de l’opération ou du projet seront à présenter dans un délai de 4 mois suivant son achèvement.

• Aides au fonctionnement

 L’opération (ou le projet) pour laquelle la subvention est attribuée sera réalisée selon la notification ou la convention concernée.

NOTIFICATION DE LA SUBVENTION

La délibération relative à la décision vaut engagement juridique. La décision est notifiée par courrier au bénéficiaire.

Dans certains cas, la décision de financement peut s’accompagner d’une convention, notamment en cas d’obligation législative, ou d’un arrêté, s’il complète ledit règlement d’intervention.

La notification peut être accompagnée de la délibération ou en reprendre les modalités d’attribution qui y figurent, à savoir, selon les cas :

- la désignation du bénéficiaire
- l’intitulé de l’opération
- le montant de la subvention.

Pour l’investissement, la décision attributive spécifiera :

- le montant de la dépense subventionnable en HT ou TTC
- le montant des travaux pris en compte dans le cadre de la présente tranche fonctionnelle, le numéro de la tranche, et le coût global des travaux, toutes tranches confondues
- le taux de subvention
- le programme de rattachement
- la localisation des travaux ou du projet (commune)
- les modalités de paiement de la subvention
et tout autre élément jugé utile.

MODALITES DE PAIEMENT

L’opération ne doit pas avoir fait l’objet d’un début d’exécution au moment de la décision d’attribution de l’aide à l’exception des dérogations accordées par le Conseil Général au vu des contraintes techniques ou administratives.  Tous travaux antérieurs à la décision dérogatoire ne seront pas pris en compte.

- Le montant de la subvention est basé sur un coût prévisionnel d’opération ou de projet. Il sera calculé au prorata des dépenses et des recettes réelles de l’opération ou du projet, sans toutefois pouvoir être révisé à la hausse.

- Le montant sera calculé au prorata lorsque les dépenses seront inférieures et/ou les recettes supérieures aux montants prévisionnels ayant servi au calcul de ladite subvention. Il en sera de même lorsque le montant des aides publiques sera supérieur à 80 %.

 1/ Versement des avances

 Les avances ne sont applicables qu’aux maîtres d’ouvrages publics.

Sauf dispositions particulières prévues dans la notification ou dans une convention, une notification ou un arrêté,

• pour un montant d’opération ou un projet inférieur ou égal à 90 000 €, le versement s’effectuera en une seule fois au vu des pièces justificatives du règlement de la dépense,
  
• pour un montant d’opération ou un projet supérieur à 90 000 €,

- une avance de 20 % pourra être versée, sur demande expresse du bénéficiaire et sur justificatifs prouvant l’engagement de l’opération,

- le solde sera versé sur production des justificatifs du règlement des dépenses et des recettes réelles.

Dans le cas de tranche fonctionnelle, une nouvelle avance ne pourra être attribuée que si la subvention allouée, à l’occasion de la ou des tranches précédentes est soldée.

2/ Les justificatifs

Selon qu’il s’agisse de subvention de fonctionnement ou d’investissement, les justificatifs, indiqués dans chaque fiche, comprennent au moins :

• Pour les dépenses d’investissement :

Un relevé certifié conforme et détaillé des factures acquittées ou charges supportées, visé pour les collectivités par le comptable payeur. Pour les autres bénéficiaires, l’acquittement des factures consistera en l’inscription, sur celles-ci, du mode et de la date de paiement.

• Pour les dépenses de fonctionnement :

 Le compte-rendu financier et/ou opérationnel du projet ou de l’opération devra parvenir en même temps que les justificatifs.

L’envoi de factures après le versement du solde de la subvention ne donne pas lieu à complément.

Le Conseil Général peut s’assurer de la conformité de la réalisation avec son objectif initial par tous moyens appropriés. En cas de non conformité, un reversement de l’aide sera demandé selon les conditions prévues dans la notification ou la convention.

3/ Seuil minimal de versement

• Pour les aides à l’investissement :

- Bénéficiaire public : 

 Le plancher de versement des subventions est fixé à 1 000 € à l’exception :

- des études
- d’une mention spécifique indiquée dans la fiche du programme concerné.

- Bénéficiaire privé :

Le plancher de versement des subventions est fixé à 50 €.

• Pour les aides au fonctionnement :
  
  Le plancher de versement des subventions est fixé à 50 €.

DISPOSITIONS SPECIFIQUES

Les dispositifs « Fonds cantonal de développement territorial» et « Fonds d’aide à la vie associative » ne sont pas concernés par le présent règlement. Ces programmes font l’objet de modalités spécifiques.

Les dossiers entrant dans le cadre des aides particulières ou exceptionnelles, ainsi que les dossiers de subventions de fonctionnement aux associations, dont les conditions ne peuvent entrer dans le présent règlement, feront l’objet d’une notification ou d’une convention particulière.